会議の好きな日本
日本はやたらと会議をする会社が多いのではないでしょうか。
よく聞く言葉に
「では、次回の会議は12月5日午後15時より会議室にて行います。」
などがありますが、定例会議こそがムダなのではないでしょうか。
とりあえず集合するなど、議題が無いから態々問題を定義する。
勿論、問題解決のために意見を交換することや議論する事項があるのであれば会議は必要です。
情報伝達のみであれば共有できるサイトへの書き込みや一斉メールなど様々な配信手段はあります。
情報交流会と会議は違います。
会議にかかるコスト
会議にはコストが発生します。
10人で会議室を使って会議する場合はどうでしょうか。
人件費を2,000円と考えると10人なので2時間で40,000円。
そのための資料作成に1人が6時間要すれば、12,000円。
その資料に対し出席者の思案に対する時間が2時間とすれば、36,000円。
人件費だけでも、これだけのコストを要します。
会議にかかるコストは１人分のコストではないため見えない膨大なコストが発生しているのです。
時間厳守
会
議は1人で行うことではないため全員の時間を大切にする気持ちが大切です。
決められた時間に始まり、決められた時間に終わる。
当たり前のことなのですが、その当たり前なことが守られていないのが実状です。
1人が30分遅刻したことで、残りの9人が30分待つ。
9人は30分の間、来客や電話に応じることは出来ずに、ひたすら待つ状況です。
また、会議に集中し過ぎるあまりに2時間の会議が3時間以上経過することもあるのではないでしょうか。
時間無制限の会議は非効率です。
会議の議題を定める
議題の無い会議こそムダな会議はありません。
議題を定めず、話がバラバラに展開されるような空中戦では結果として何も決まりません。
議題解決が会議の目的です。
議題に対し、意見を交わすことで会議は進み、決定事項が生まれます。
会議に議題を定め、同じベクトルで意見交換ができる地上戦をしなければ単に時間が過ぎるだけのムダな会議です。
会議であれば議題があることが当然です。
用意周到である会議
会議は問題について意見を述べ決定する場です。
出席者が出席して初めて議題を知るなどは非効率な会議と言えます。
効率の良い会議とするためには、事前に会議の内容や進行の手順などを伝える必要があります。
また、出席者は議題について、事前に調べ、意見や質問事項を準備するなどを行わなければなりません。
事前に会議資料を受け取ることは、会議が開催されるまでに、議題に対し意見や質問事項などを準備するためなのです。
電話やメールでは決定することができない重要事項は沢山あります。
しかし、人が集まれば、コストは乗数化され膨大な費用が発生されます。
会議を開催する前に、その会議が必要なのか否かについて精査する必要があります。
