作業手順の方法

業務の棚卸しを行う

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棚卸しとは

棚卸しとは、商品の在庫数を数えるなどにより、在庫を管理することです。
この在庫管理をおこなわなければ、会社の資産がどの程度あるのか把握できません。
棚卸しにて、在庫の数、仕入れ価格などすべての資産を算出することで、会社の全体像から細部まで把握することができます。
経営状況を把握するためには棚卸しは必要不可欠だと考えます。
在庫は現金で購入された製品です。
しかし、その製品は、売上にはつながっていないため、この在庫が多いと現金が不足する事態が生じます。
そのような事態を防ぐために棚卸しは非常に重要な役割を担っているのです。

業務の棚卸しに取り組む

棚卸しは会社の全体像から細部まで把握することができると述べました。
その手段を業務改善に応用します。
現状の業務棚卸しします。
製造業で行う仕掛品の棚卸しをイメージすればわかりやすいのではないでしょうか。
進捗状況により各工程に分類し、各工程に携わった人の人件費を加えて次の工程へと進めます。
この棚卸し作業を、すべての業務に対し取り組み、業務改善へと導くのです。

業務内容を分類する

まずは、大分類として業務内容を分類します。
事務・営業・製造などに大きく分け、中分類で細分化します。
小分類では、個々の作業について時系列で要した時間とともに記載していきます。
例えば、製造を中分類し、荷受・第1工程(加工)・第2工程(組立)・第3工程(検査)・出荷などに分類されます。
中分類された各工程を人単位と時間単位を主軸として細かく分類することで棚卸しをすることができます。

棚卸し業務を俯瞰する

細分化された業務を全体的に俯瞰します。
個々には詳細に分類されていますので、小分類は付箋などにより移動可能な状況にしておいた方が良いでしょう。
これで、業務全体を診る目細かく診る目で精査する状況を準備することができました。
この状況のもと、業務の流れを考えます。
業務の流れの中で必要以上に人や時間を要していないか、業務が停滞しボトルネックが生まれていないかなどを流れの目で精査します。

3つの目で棚卸しした業務を精査し業務改善に取り組みます。
ここでは単に見るのではなく診ることに留意します。
分類することにより細かな部分にとらわれるのではなく、大きなムダを省くことが可能となります。
その仕事そのものがムダであることも考えられるのです。

 

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