業務改善の考え

業務遂行に優先順位をつける

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業務の優先順位は常に変わる

業務改善を施すにおいて業務の順位は重要な要素であると考えます。
順番を変えるだけで段取り時間や移動時間を短縮することが可能となります。
しかし、その優先順位は様々な要因により変化します。
それは、トラブル発生による緊急時や重要なときに順位が変わります。
すべての御客様が大切であり、御客様に順位は付けてはいけないとは言われますが、優先順位を付けず、すべてを同時進行などは遂行不可能です。

優先順位の決め方

どのように優先順位を決めればよいのでしょうか。
「自分のやりたいことから始める」「簡単な業務から始める」などでは会社全体の調和が整わず、組織として機能することはありまえん。
業務の効率化を図り、さらには御客様の満足度を上げる優先順位を決めるには、会社全体を俯瞰する眼で見ることです。
緊急事態であれば、その業務をバイパス業務とすることも、その俯瞰する眼が無ければできません。
手元の作業や半径1mの視野で業務を行っていたのでは、適切な優先順位を決めることはできません。
会社全体で業務手順や優先順位を定め、業務の効率化を図ることで優先順位を決めることができます。

優先順位

優先順位を考えるには、複数ある業務の中から、重要性のある業務について順位をつけます。
綺麗に順位を整列させる必要はなく、ある程度は曖昧でも構いません。
その重要性とは、会社の経営方針を考えることから始まり、そして、それが全てです。
そのうえで、次に、緊急性について精査します。
トラブルや急を要すなどの納期にふまえ、受注に対し優先順位を付けることを考えます。
緊急性は通常の業務とは異なるため様々な手段を考慮しマトリックスに考えることが必要です。

優先順位は統率して遂行しなければ成り立ちません。
誰もが自分の御客様を優先したい気持ちはあります。
そのためには、組織として統率された優先順位を定めなければ、個々が自由奔放に優先順位を選び組織は散漫とします。

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